Conception de la stratégie de communication et des supports visuels pour le Glow Day, une journée d'intégration événementielle organisée par l'École du Numérique.
Projet réel
Journee d'integration EDN organisee dans un cadre collectif.
Role
Chef de projet en coordination avec plusieurs poles.
Lieu
Parc du Colosse a Saint-Andre, avec accueil au Campus Nord.
Temporalite
Projet mene sur 5 mois pour un dispositif prevu de 8h a 15h30.
Glow Day by EDN est presente ici comme un projet evenementiel reel, mene en equipe dans le cadre du BTS Communication. L'enjeu n'etait pas seulement de produire un rendu visuel, mais de coordonner une organisation complete: sponsoring, communication, prestataires, logistique et experience participant.
Dossier sponsoring Glow Day
Apres une precedente journee d'integration a Boucan Canot, l'EDN a choisi de faire evoluer le format avec un evenement relocalise au Parc du Colosse a Saint-Andre, un site plus adapte aux activites de plein air et a l'accueil d'une centaine d'apprentis.
Le projet s'inscrit dans une organisation collective impliquant plusieurs poles et une coordination centrale pour faire converger communication, animation, logistique et partenariats.
Lieu
Parc du Colosse
Duree evenement
8h - 15h30
Objectif de participation
~150 participants
Mon role etait d'assurer la coordination globale du projet, le suivi des livrables et la supervision du sponsoring afin de garder une vision d'ensemble sur l'avancement.
L'equipe organisatrice etait composee d'etudiants de deuxieme annee du BTS Communication, accompagnes de deux formateurs et de membres du BDE.
La repartition des roles a structure le travail collectif autour de plusieurs poles: communication, logistique, commercial, animation et creation de contenu.
Cette organisation montre une vraie gestion d'equipe: chacun active ses competences, tout en contribuant a un objectif commun de cohesion et de valorisation de l'ecole.
Le projet suit un enchainement lisible et professionnel: creation des supports, validation collective, diffusion sur les bons canaux, puis evaluation prevue par indicateurs.
Definition du concept Glow Day, cadrage des objectifs, repartition des poles et preparation des premiers livrables.
Suivi du retroplanning sur Trello, points d'avancement et arbitrages collectifs lors des reunions hebdomadaires sur Teams.
Declinaison du plan de communication sur les reseaux sociaux et les supports print pour faire connaitre l'evenement et le sponsoring.
Mesure prevue via participation, engagement social et retours des etudiants comme des partenaires apres l'evenement.
L'objectif du sponsoring etait de financer l'evenement et de structurer une proposition credible pour les partenaires autour d'un dossier clair.
Le dossier prevoit aussi des contributions en argent, cadeaux, lots ou stands. Cette approche montre une recherche de partenariats pragmatique, centree a la fois sur le financement du projet et sur la valorisation des entreprises associees.
L'organisation prevoit un deplacement en bus entre le Campus Nord et le Parc du Colosse, ce qui implique un besoin de coordination transport.
Le programme inclut un dejeuner puis une pause cafe, avec une logique de gestion de l'accueil et du confort sur une journee complete.
Les contenus de teasing servent a installer l'univers Glow Day, susciter l'attente et preparer l'engagement autour de la journee.
La phase d'annonce mobilise les posts sociaux, les affiches, les flyers et les visuels partenaires pour rendre l'evenement lisible et visible.
La communication se prolonge sur site via les kakemonos, les t-shirts, la signaletique et la mise en avant des partenaires pendant l'evenement.
Reseaux sociaux
Supports print
289 abonnes
268 abonnes
281 abonnes
Arrivee et petit dejeuner au Campus Nord.
Deplacement en bus vers le Parc du Colosse.
Mise en place des equipes, discours et photos.
Ateliers, jeux, activites sportives et moments d'interaction.
Scene ouverte, remise des lots et retour collectif.
L'ensemble du parcours a ete pense pour favoriser les interactions, faire circuler les participants entre plusieurs temps forts et renforcer la cohesion entre promotions.
Support central de prospection pour presenter le concept, les objectifs, les packs et les contreparties proposees aux partenaires.
Supports print destines a annoncer l'evenement, renforcer la visibilite sur le campus et relayer le message de campagne.
Posts d'annonce, contenus de teasing et formats sponsors pour mobiliser les etudiants et valoriser les partenaires.
Support de presence sur site et contrepartie premium pour renforcer la visibilite evenementielle des partenaires.
Element d'identification des organisateurs et support de visibilite partenaire via l'integration de logos.
Documents de coordination pour structurer les phases de diffusion, le suivi des taches et la validation des etapes.
Prouve la realite du projet, le cadrage professionnel de l'evenement et la formalisation d'une offre partenaire.
Prouve une logique de diffusion structuree entre supports print, reseaux sociaux et prise de parole autour du jour J.
Prouvent la production concrete des livrables relies a la promotion de l'evenement et a la visibilite des sponsors.
Prouvent l'activation digitale du projet et la capacite a adapter le message a plusieurs formats de publication.
Prouve la coordination collective, la repartition des roles et le suivi de l'avancement via Trello et Teams.
Prouve l'ensemble de la demarche: contexte, equipe, programme, ateliers, plan media, packs de sponsoring et coordination globale.
Le PDF complet centralise les preuves les plus solides du projet: contexte, objectifs, equipe, programme, ateliers, plan de communication et packs partenaires.
Ouvrir le PDF completPDF complet Glow Day
Competence : Analyser un contexte, les attentes des publics et les contraintes d'un evenement reel.
Action realisee : Le projet a ete cadre a partir du contexte EDN, des objectifs d'integration et du choix d'un lieu adapte a une journee collective en plein air.
Competence : Concevoir une reponse coherente entre message, direction visuelle et experience proposee.
Action realisee : L'identite Glow Day a ete declinée sur le dossier sponsoring, les supports print, les formats reseaux, les kakemonos et les t-shirts.
Competence : Piloter la fabrication de livrables et la diffusion multi-supports.
Action realisee : Le projet comprend un dossier complet, des affiches, des flyers, des publications sociales et un plan de communication organise par phases.
Competence : Coordonner des intervenants externes et integrer les contraintes budgetaires dans l'organisation.
Action realisee : Le dispositif prevoit la gestion du transport en bus et de la restauration, avec une logique de recherche, demande de devis et selection.
Competence : Definir des indicateurs de resultat pour mesurer l'efficacite d'un plan d'action.
Action realisee : L'evaluation prevue porte sur la participation, l'engagement social, les retours des participants et les retours partenaires.
